Πώς να αυτοματοποιήσετε τις καθημερινές διαδικασίες της επιχείρησής σας
Πόσος χρόνος χάνεται καθημερινά σε εργασίες που επαναλαμβάνονται;
Καταχώρηση δεδομένων, δημιουργία αναφορών, αποστολή emails, ενημέρωση αρχείων και μεταφορά πληροφοριών από ένα σύστημα σε ένα άλλο είναι μερικά μόνο παραδείγματα.
Η αυτοματοποίηση επιχειρησιακών διαδικασιών μπορεί να μειώσει σημαντικά τη χειροκίνητη εργασία και να επιτρέψει στην ομάδα σας να επικεντρωθεί σε εργασίες μεγαλύτερης αξίας.
Τι είναι η επιχειρησιακή αυτοματοποίηση;
Business automation σημαίνει ότι μια διαδικασία που εκτελείται χειροκίνητα πραγματοποιείται, εν μέρει ή εξ ολοκλήρου, από ένα σύστημα.
Για παράδειγμα:
Ένας πελάτης συμπληρώνει μια φόρμα → τα στοιχεία αποθηκεύονται → δημιουργείται μια εγγραφή → ενημερώνεται ένα άλλο σύστημα → αποστέλλεται email.
Αντί ένας εργαζόμενος να εκτελέσει κάθε βήμα ξεχωριστά, η διαδικασία μπορεί να πραγματοποιείται αυτόματα.
1. Αυτοματοποιήστε την καταχώρηση δεδομένων
Η χειροκίνητη καταχώρηση είναι μια από τις πιο συνηθισμένες διαδικασίες που μπορούν να βελτιωθούν.
Αν οι ίδιοι πελάτες ή πληροφορίες καταχωρούνται σε περισσότερα από ένα συστήματα, μπορείτε να εξετάσετε τη σύνδεσή τους.
Έτσι, μια καταχώρηση μπορεί να ενημερώνει αυτόματα τα υπόλοιπα συστήματα.
2. Αυτοματοποιήστε αναφορές και dashboards
Πολλές επιχειρήσεις δημιουργούν αναφορές χειροκίνητα.
Τα δεδομένα συγκεντρώνονται από διαφορετικά αρχεία και στη συνέχεια μεταφέρονται σε ένα spreadsheet ή έγγραφο.
Μια custom εφαρμογή μπορεί να συγκεντρώνει τα δεδομένα και να παρουσιάζει τις πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο ή σε προκαθορισμένα χρονικά διαστήματα.
3. Αυτοματοποιήστε ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις
Δεν χρειάζεται κάθε υπενθύμιση να γίνεται χειροκίνητα.
Μια εφαρμογή μπορεί να στέλνει ειδοποιήσεις όταν:
- πλησιάζει μια προθεσμία
- ολοκληρώνεται μια εργασία
- αλλάζει η κατάσταση μιας εγγραφής
- απαιτείται κάποια ενέργεια
- δημιουργείται ένα νέο αίτημα
4. Συνδέστε τα συστήματα που χρησιμοποιείτε
Η αυτοματοποίηση δεν σημαίνει απαραίτητα ότι πρέπει να αντικαταστήσετε τα υπάρχοντα εργαλεία.
Μπορεί να χρειάζεται απλώς να τα συνδέσετε.
Μέσω APIs και integrations, διαφορετικές εφαρμογές μπορούν να ανταλλάσσουν δεδομένα χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση.
5. Αυτοματοποιήστε τη δημιουργία εγγράφων
Αν η επιχείρηση δημιουργεί συχνά παρόμοια έγγραφα, μπορεί να δημιουργηθεί μια διαδικασία που παράγει αυτόματα το κατάλληλο αρχείο με βάση τα δεδομένα κάθε πελάτη ή εργασίας.
Αυτό μπορεί να μειώσει σημαντικά τον χρόνο που απαιτείται για επαναλαμβανόμενες εργασίες.
6. Δημιουργήστε ένα εσωτερικό επιχειρησιακό εργαλείο
Μερικές φορές δεν υπάρχει κάποιο έτοιμο εργαλείο που να καλύπτει μια συγκεκριμένη διαδικασία.
Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να δημιουργηθεί μια web εφαρμογή ειδικά για την επιχείρηση.
Για παράδειγμα, ένα τέτοιο σύστημα μπορεί να περιλαμβάνει:
- διαχείριση χρηστών
- ρόλους και δικαιώματα
- dashboards
- αναφορές
- workflows
- ειδοποιήσεις
- αρχεία
- integrations
Πώς να εντοπίσετε τι αξίζει να αυτοματοποιήσετε
Δεν χρειάζεται να αυτοματοποιήσετε τα πάντα.
Ξεκινήστε με τις διαδικασίες που:
- επαναλαμβάνονται συχνά
- απαιτούν πολλές χειροκίνητες ενέργειες
- δημιουργούν συχνά λάθη
- χρησιμοποιούν πολλά διαφορετικά συστήματα
- απαιτούν μεγάλη ποσότητα δεδομένων
- καθυστερούν άλλες εργασίες
Μια απλή άσκηση είναι να καταγράψετε τι κάνει η ομάδα σας μέσα σε μία εβδομάδα και να εντοπίσετε τις εργασίες που επαναλαμβάνονται.
Η αυτοματοποίηση δεν σημαίνει πάντα πλήρη αντικατάσταση της εργασίας
Ο στόχος δεν είναι απαραίτητα να αφαιρεθεί ο άνθρωπος από τη διαδικασία.
Μπορεί να αυτοματοποιηθούν τα επαναλαμβανόμενα βήματα και ο εργαζόμενος να παραμένει υπεύθυνος για τον έλεγχο και τη λήψη αποφάσεων.
Έτσι, η τεχνολογία λειτουργεί ως εργαλείο υποστήριξης της ομάδας.
Πώς μπορεί να βοηθήσει η DASoftware;
Στη DASoftware σχεδιάζουμε custom εφαρμογές, αυτοματισμούς και integrations σύμφωνα με τις διαδικασίες κάθε επιχείρησης.
Αναλύουμε τη διαδικασία που θέλετε να βελτιώσετε και εξετάζουμε ποια βήματα μπορούν να αυτοματοποιηθούν ή να συνδεθούν με τα υπάρχοντα συστήματά σας.
Δείτε περισσότερα για τις υπηρεσίες ανάπτυξης custom λογισμικού.
Συμπέρασμα
Η αυτοματοποίηση δεν χρειάζεται να ξεκινήσει από ένα μεγάλο και σύνθετο software project.
Μπορεί να ξεκινήσει από μία μόνο διαδικασία που σήμερα καταναλώνει χρόνο.
Εντοπίστε το σημείο που δημιουργεί τη μεγαλύτερη καθυστέρηση και εξετάστε αν μπορεί να γίνει πιο απλό, γρήγορο και αυτοματοποιημένο.
Υπάρχει μια διαδικασία στην επιχείρησή σας που θέλετε να αυτοματοποιήσετε;
Περιγράψτε μας πώς λειτουργεί σήμερα και ας εξετάσουμε πώς μπορεί να βελτιωθεί